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Comment utiliser Zoom sur votre ordinateur ou votre appareil mobile

Zoom vous permet de créer des réunions vidéo en quelques clics

Que ce soit pour votre réunion d’équipe du lundi matin ou d’un apéro visio avec les amis, Zoom vous permet de rester en contact pour travailler ou vous détendre.

C’est quoi Zoom ?

Zoom est un service de vidéoconférence en ligne que vous pouvez utiliser pour rencontrer virtuellement d’autres personnes – soit par vidéo, soit par audio, soit les deux, tout en menant des discussions en direct – et il vous permet d’enregistrer ces sessions pour les visualiser plus tard. Plus de la moitié des entreprises du classement Fortune 500 auraient utilisé Zoom en 2019.

Lorsque les gens parlent de Zoom, vous entendez généralement les phrases suivantes Zoom Meeting et Zoom Room. Une réunion Zoom fait référence à une réunion de vidéoconférence qui est organisée à l’aide de Zoom. Vous pouvez rejoindre ces réunions via une votre ordinateur muni d’une webcam ou un téléphone. Une salle Zoom est l’installation matérielle qui permet aux entreprises de programmer et de lancer des réunions Zoom depuis leurs salles de conférence.

Les « Zoom Rooms » nécessitent un abonnement supplémentaire en plus de l’abonnement Zoom et sont une solution idéale pour les grandes entreprises.

Rencontres individuelles : Organisez un nombre illimité de réunions individuelles, même avec le forfait gratuit.
Vidéoconférences de groupe : Accueillez jusqu’à 500 participants (si vous achetez l’option « grande réunion »). La formule gratuite vous permet cependant d’organiser des vidéoconférences de 40 minutes maximum et de 100 participants maximum.
Partage d’écran : Rencontrez des personnes ou de grands groupes et partagez votre écran avec eux afin qu’ils puissent voir ce que vous voyez.

Bien que la plateforme soit assez facile à utiliser, ses fonctions de base sont organisées de manière légèrement différente selon que vous utilisez la version de bureau ou la version mobile.

La plupart des tâches principales restent cependant faciles à repérer malgré de légères modifications : programmer ou joindre des appels, garder une trace de vos contacts et réunions, et modifier les paramètres de votre compte.

Avec Google Hangouts et BlueJeans, Zoom est en train de devenir rapidement un leader des vidéoconférences à distance lors de l’épidémie de COVID-19.

De nombreuses entreprises ont peut-être déjà mis en place des services vidéo, mais Zoom s’avère particulièrement utile pour les cours de niveau secondaire et universitaire, car il permet d’accueillir jusqu’à 100 participants avec un abonnement gratuit au compte.

Face au confinement, de plus en plus d’entreprises ont opté pour les réunions via Zoom. Un pas de plus vers la démocratisation du home office ?

Voici un guide rapide des caractéristiques essentielles de l’application.

Comment utiliser Zoom sur votre ordinateur

  1. Ouvrez le navigateur de votre choix sur votre Mac ou PC et rendez-vous sur le site web de Zoom pour créer et gérer un compte. Cliquez sur « Mon compte » après vous être connecté pour accéder aux détails de votre compte.
  2. Vous pouvez programmer, rejoindre ou organiser une réunion en haut de l’écran. Cliquez sur l’une de ces trois options et suivez les instructions pour organiser ou participer à un appel vidéo en ligne. Pour vous joindre à un appel, vous aurez besoin de l’ID ou du nom de la réunion.
  3. Dans la partie gauche, vous trouverez diverses options, dont la première, et peut-être la plus importante : Profil. C’est là que vous pouvez modifier votre photo de profil, votre adresse électronique ou votre mot de passe, et faire d’autres changements dans cette section des paramètres. Vous trouverez également en bas de cette page l’option permettant de désactiver le zoom sur tous vos appareils.
  4. Sous l’onglet de votre profil, vous trouverez un agenda de vos réunions. Vous pouvez commencer ou supprimer les réunions à venir ou revoir les réunions précédentes en haut de la page.
  5. Les autres onglets sur le côté gauche comprennent les webinaires, les enregistrements et vos paramètres. La fonction webinaire ne peut être activée que si vous payez pour un compte, et les enregistrements vous indiqueront d’activer la fonction pour vous et les participants à vos réunions.
  6. Vous trouverez également des paramètres plus avancés en bas du panneau de gauche, notamment la gestion des utilisateurs et des salles. Vous pouvez également mettre à niveau votre compte sous « Facturation » ou gérer vos informations de paiement si vous avez déjà effectué une mise à niveau vers Pro, Business ou Enterprise.

Si vous avez téléchargé l’application de bureau, vous trouverez une version simplifiée de ces options à l’ouverture. L’application est organisée en quatre onglets principaux en haut de l’écran : Accueil, Chat, Réunions et Contacts.

  1. L’onglet « Accueil » vous donne la possibilité de commencer une nouvelle réunion, de vous joindre à un appel en cours, de programmer un événement futur ou de partager votre écran. Si vous avez des réunions à venir pour la journée, vous les trouverez également dans une liste de contrôle sur la droite. Vous pouvez également cliquer à tout moment sur votre profil dans le coin supérieur droit. Un menu déroulant s’ouvrira alors pour vous permettre d’effectuer des modifications rapides, comme changer votre disponibilité ou la photo de votre profil.
  2. Vous pouvez également accéder aux paramètres de ce menu à partir de n’importe quelle page, ou en cliquant sur l’icône de l’engrenage dans le coin droit de l’onglet « Accueil ». Cela ouvrira le menu complet des paramètres. Parcourez les onglets sur le côté gauche pour effectuer des modifications. Dans « Général », vous pouvez également trouver « Voir plus de paramètres » en bas, ce qui ouvrira votre profil en ligne pour un accès complet à votre compte Zoom.
  3. L’onglet « Chat » permet de suivre les conversations que vous avez entre vos contacts. Vous pouvez démarrer ou préférer des conversations pour un accès facile ou parcourir vos conversations récentes. Vous trouverez également « Demandes de contact » si quelqu’un a demandé à rejoindre votre répertoire. En outre, tout fichier partagé entre les contacts apparaîtra dans la section « Fichiers ».
  4. L’onglet « Réunions » affiche un résumé des réunions à venir, organisées par date. Vous pouvez également basculer entre les réunions à venir et les réunions enregistrées en haut, ou cliquer sur le signe « plus » pour en programmer une nouvelle. Cliquez sur une réunion préexistante pour voir les options permettant de la démarrer plus tôt, de copier l’invitation, de la modifier ou de la supprimer. Vous pouvez également cliquer pour afficher l’invitation à la réunion envoyée à tous les invités.
  5. Enfin, l’onglet « Contacts » permet de garder une trace des collègues et camarades de classe que vous ajoutez à la plate-forme. Vous pouvez consulter les informations de contact en parcourant les catégories de gauche : contacts étoilés, externes et cloud. Vous pouvez également cliquer pour afficher les canaux, qui sont des groupes de contacts pour vous aider à organiser vos activités. Cliquez sur le signe plus pour ajouter un nouveau contact ou canal.

Comment utiliser Zoom sur votre appareil mobile

La version mobile de l’application sur iPhone, iPad et Android offre une version simplifiée de la plateforme en ligne Zoom, dont les principaux onglets se trouvent en bas : Meet & Chat, Meetings, Contacts, et Settings. (La configuration est légèrement différente en raison de l’espace limité).

  1. « Meet & Chat » combine les onglets « Home » et « Chat » du bureau. Les principales options se trouvent en haut : Nouvelle réunion, Participer, Programmer et Partager l’écran. En dessous, vous verrez l’historique des appels et des chats récents, ainsi que les demandes de contact en cours. Touchez pour afficher le chat avec un contact ou pour accepter une demande. Vous pouvez également toucher l’icône en forme d’étoile dans le coin supérieur gauche pour afficher vos favoris ou l’icône en forme de crayon dans le coin supérieur droit pour rédiger un nouveau message.
  2. « Réunions » affiche une liste des événements à venir. Vous pouvez également lancer un appel, envoyer une invitation ou modifier un événement en cours en haut de la page. Touchez pour commencer l’une de ces options et suivez les instructions fournies. Votre « Personal Meeting ID » est votre code unique pour démarrer une réunion individuelle. Tapez sur une réunion à venir pour en afficher les détails ou la supprimer entièrement. Touchez une réunion et vous trouverez également la possibilité d’ajouter des invités et d’envoyer des invitations à ces contacts par courrier électronique ou par SMS.
  3. « Contacts » ressemble beaucoup à la version de bureau et liste vos favoris favoris, ainsi que tous les autres dans votre annuaire d’entreprise. Recherchez les contacts en haut de la page. Touchez le symbole « plus » dans le coin supérieur droit pour ouvrir un menu contextuel permettant d’ajouter un contact, de créer un nouveau canal ou de rejoindre un canal public. Vous pouvez également basculer entre les contacts et les chaînes en haut de la page.

– Les contacts sont des personnes individuelles tandis que les canaux sont des groupes de ces contacts.

  1. Enfin, accédez aux « Paramètres » pour apporter des modifications à votre compte. Vos paramètres de zoom sont organisés par Réunions, Contacts, Chat et Général. Vous pouvez également ajouter des raccourcis Siri. Pour apporter des modifications à votre profil, appuyez sur votre nom en haut de l’écran, où vous pouvez modifier la photo de votre profil, afficher votre nom ou mettre à jour votre mot de passe. C’est également là que vous pouvez vous déconnecter de l’application Zoom.

Les astuces d’expert pour Zoom

Créer des réunions récurrentes

Zoom vous permet de créer des meetings récurrents. Vous pouvez définir les paramètres d’appel que vous souhaitez une fois et les avoir à portée de main à chaque fois que vous prévoyez de vous réunir, et vous pouvez joindre les appels en utilisant la même URL à chaque fois. Dans l’application Zoom mobile, il suffit de se connecter, de cliquer sur le calendrier, d’appuyer sur l’option Répéter et de sélectionner une répétition. Pour plus d’informations sur la programmation des réunions en général et sur tous les paramètres de réunion, voir la FAQ de Zoom sur la programmation des réunions.

Comment enregistrer les appels Zoom en vidéo

Zoom vous permet d’enregistrer les appels sous forme de vidéos. Vous devez cependant obtenir une autorisation pour le faire. L’organisateur de la réunion devra activer les enregistrements dans les paramètres. Il est important de vérifier les paramètres de votre compte pour vous assurer que l’enregistrement est activé avant de commencer.

  1. Connectez-vous à votre compte Zoom
  2. Cliquez pour voir les paramètres du compte/paramètres de réunion
  3. Naviguez jusqu’à l’onglet Enregistrement et cliquez pour activer l’enregistrement vidéo

Il est à noter que les administrateurs de Zoom peuvent activer l’enregistrement pour tout le monde, pour les utilisateurs ou les groupes. Vous trouverez plus d’informations sur les paramètres d’enregistrement ici.

Pour enregistrer une réunion Zoom, vous devez choisir d’utiliser l’option locale ou l’option « cloud ».

Local signifie que vous stockez le fichier vidéo vous-même sur votre ordinateur ou sur un disque dur externe. Avec l’option Cloud, qui est réservée aux abonnés payants, Zoom stocke la vidéo pour vous dans son espace de stockage cloud. Mais, pour enregistrer des vidéos, vous avez besoin de Zoom sur macOS, Windows ou Linux. Lorsque vous enregistrez une réunion et que vous choisissez Enregistrer sur le cloud, la vidéo, l’audio et le texte du chat sont enregistrés dans le cloud Zoom.

Lorsque l’appel Zoom commence, vous devriez voir une option d’enregistrement en bas de l’écran. En cliquant sur cette option, vous pouvez alors enregistrer localement ou dans le cloud.

Si vous ne voyez pas l’option d’enregistrement, vérifiez vos paramètres dans l’application web (sous Mes paramètres de réunion) ou demandez à l’administrateur de votre compte de l’activer. Les fichiers d’enregistrement peuvent être téléchargés sur un ordinateur ou diffusés en continu à partir d’un navigateur.

Pendant la réunion, vous pouvez également voir quels sont les participants qui enregistrent la réunion et ceux qui sont sur la réunion seront également informés de l’enregistrement de la réunion. Lorsque l’appel est terminé, Zoom convertit automatiquement l’enregistrement en un fichier vidéo MP4 utilisable.

Enregistrement des réunions Zoom sur mobile

Il est également possible d’enregistrer les réunions et les appels Zoom sur mobile. Cependant, cela se fait par le biais d’enregistrements Cloud, et vous devez donc avoir un abonnement Zoom payant pour pouvoir utiliser cette fonction. Il convient également de noter que le stockage dans cloud est limité, alors faites attention au nombre de réunions que vous enregistrez lorsque vous utilisez l’application mobile.

Pour enregistrer un appel Zoom sur votre mobile, suivez les étapes suivantes :

  • Ouvrez l’application Zoom sur votre mobile
  • Cliquez pour rejoindre ou commencer une réunion
  • Cliquez sur le menu à trois points en bas à droite de l’écran
  • Cliquez sur « Enregistrer dans le cloud » ou « enregistrer ».
  • Vous verrez alors une icône d’enregistrement et la possibilité de mettre en pause ou d’arrêter l’enregistrement
  • Une fois l’appel terminé, vous trouverez l’enregistrement dans la section « Mes enregistrements » du site Zoom

Où Zoom sauvegarde-t-il les enregistrements ?

Lorsque vous enregistrez localement, les enregistrements des appels Zoom sont sauvegardés dans le dossier Zoom de votre PC ou Mac. Vous pouvez les trouver à ces endroits :

PC : C:\Users\Nom de l’utilisateur\Documents\Zoom
Mac : /Users/Nom de l’utilisateur/Documents/Zoom

Vous pouvez facilement accéder aux enregistrements Zoom en ouvrant l’application Zoom et en naviguant vers les réunions. Une fois que vous y êtes, vous verrez un onglet « Enregistré » où vous pourrez choisir la réunion dont vous avez besoin puis soit faire jouer l’enregistrement soit l’ouvrir.

Pour le stockage cloud de vos enregistrements de réunion Zoom, connectez-vous à votre compte et naviguez jusqu’à la page Mes enregistrements.

Zoom sur les arrière-plans virtuels

Si vous voulez apporter un peu de fun ou si vous ne voulez pas que d’autres personnes sur Zoom voient l’horrible désordre de votre maison, la bonne nouvelle c’est que Zoom propose des arrière-plans virtuels. Ces arrière-plans pour vos appels incluent l’espace, des paysages urbains et des vues sur l’océan.

Avec les arrière-plans virtuels Zoom, vous pouvez également télécharger une image de tout ce que vous voulez pour personnaliser votre arrière-plan. Cette fonction est disponible sur iPhone et pour les ordinateurs de bureau

Comment utiliser des fonds virtuels ordinateur de bureau

Sur un Mac ou un PC, il suffit d’ouvrir votre client Zoom, de cliquer sur l’icône « Configuration » dans le coin, et de sélectionner « Arrière-plan virtuel » dans le menu latéral.

Zoom propose quelques arrière-plans virtuels. Cliquez sur celui que vous souhaitez utiliser. Si vous souhaitez avoir votre propre arrière-plan, cliquez sur le signe « plus » et choisissez une image de votre ordinateur et ajoutez-la.

Vous pouvez également ajouter un arrière-plan virtuel pendant une réunion. Dans votre client Zoom, cliquez sur la flèche à côté du symbole vidéo à gauche, sélectionnez « Choisissez un fond virtuel… », et vous verrez la même page de fond virtuel.

L’entreprise recommande d’utiliser un écran vert et une bonne webcam pour obtenir les meilleurs résultats, mais il est également possible d’utiliser un arrière-plan virtuel sans écran vert.

Comment utiliser les fonds virtuels sur l’application mobile

Vous pouvez également utiliser les arrière-plans virtuels Zoom sur l’application.

Connectez-vous à votre compte et participez à une réunion via votre téléphone. Cliquez ensuite sur les trois points en bas de l’écran et cliquez sur le menu « plus ». Cliquez ensuite sur « arrière-plan virtuel » et choisissez l’arrière-plan que vous souhaitez utiliser.

Retouchez mon apparence

En plus des arrière-plans virtuels, Zoom offre la possibilité d’améliorer votre apparence lorsque vous êtes au téléphone. Une fonction appelée « Retouchez mon apparence » est utile si vous n’avez pas pris votre dose quotidienne de caféine ou si vous avez des difficultés dans votre travail à domicile.

Touch Up My Appearance utilise un filtre pour lisser subtilement les ridules et est conçu pour avoir l’air très naturel. Pour utiliser Touch Up My Appearance, allez dans Paramètres, et sous l’onglet Vidéo, cochez la case à côté de Touch up.

Enregistrement des transcriptions

En plus d’enregistrer les réunions Zoom, vous pouvez également transcrire automatiquement l’audio d’une réunion que vous enregistrez sur le Cloud. Et, en tant qu’hôte de la réunion, vous pouvez modifier votre transcription, rechercher des mots clés dans le texte de la transcription pour accéder à la vidéo à ce moment-là, et partager l’enregistrement.

Pour activer la fonction de transcription audio pour votre propre usage, connectez-vous au portail web Zoom et naviguez jusqu’à Mes paramètres de réunion, puis allez à l’option d’enregistrement dans le cloud dans l’onglet Enregistrement, et vérifiez que le paramètre est activé. Choisissez Activer, le cas échéant. Si l’option est grisée, c’est qu’elle a été verrouillée au niveau du groupe ou du compte, et vous devrez contacter votre administrateur Zoom.

Mode gallerie jusqu’à 49 personnes

Avec la vue en galerie, vous pouvez voir jusqu’à 49 participants à la fois, au lieu des 25 par défaut, selon votre appareil.

Avec l’application mobile Zoom sur Android et iOS, vous pouvez commencer ou rejoindre une réunion. Par défaut, l’application Zoom mobile affiche la vue de l’orateur actif. Si un ou plusieurs participants se joignent à la réunion, vous verrez une vignette vidéo dans le coin inférieur droit. Vous pouvez visionner la vidéo de quatre participants en même temps.

Si vous voulez voir 49 personnes, vous aurez besoin du client de bureau Zoom pour macOS ou Windows. Une fois que l’application de bureau est installée sur votre ordinateur, vous devez aller dans Paramètres et cliquer sur Vidéo pour afficher la page des paramètres de la vidéo. Ensuite, activez l’option « Afficher jusqu’à 49 participants par écran dans la vue de la galerie ».

Mode partage d’écran et pause du partage

Saviez-vous que vous pouvez non seulement partager votre écran (smartphone et bureau) mais aussi mettre en pause votre partage d’écran ? Il vous suffit d’appuyer sur « Pause Share » lorsque vous ne voulez pas que les participants à votre réunion vous regardent jouer avec vos diapositives de présentation.

Partagez et annotez sur votre mobile

Vous pouvez partager des fichiers directement depuis votre téléphone pendant la réunion et utiliser la fonction « tableau blanc » (Whiteboard) de votre téléphone en écrivant des commentaires avec votre doigt. Pour annoter tout en visualisant l’écran partagé de quelqu’un d’autre, sélectionnez Options de visualisation en haut de la fenêtre de Zoom, puis choisissez Annoter. Une barre d’outils apparaîtra avec toutes vos options d’annotation – comme le texte, le dessin, la flèche, etc.

Raccourcis clavier du zoom

Il est possible d’utiliser divers raccourcis clavier pendant les réunions Zoom pour accéder aux fonctionnalités ou modifier les paramètres facilement. Ces fonctions comprennent une multitude de choses, mais nos préférées le sont :

Alt+A ou Commande(⌘)+Shift+A : Couper/remettre le son
Alt+M ou Command(⌘)+Control+M : coupez ou désactivez le son pour tout le monde sauf pour l’hôte
Alt+S ou Command(⌘)+Control+S : Démarrer le partage d’écran
Alt+R ou Commande(⌘)+Shift+R : Démarrer/arrêter l’enregistrement local
Alt+C ou Commande(⌘)+Shift+C : Démarrer/arrêter l’enregistrement dans le Cloud
Alt+P ou Commande(⌘)+Shift+P : Pause ou reprise de l’enregistrement
Alt+F1 ou Commande(⌘)+Shift+W : Passage à la vue « orateur » dans la réunion vidéo

L'auteur : PlanetePC

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